Ορισμός Έργου

Ορισμός Έργου

Δρ. Α. Ραφαηλίδης

Τμ. Διοίκησης Επιχειρήσεων (Πάτρα)

ΤΕΙ Δυτ. Ελλάδας

Περιεχόμενα

•Αρχικός Σχεδιασμός Έργου

•Ανάπτυξη ιδέας

•Διαχείριση εύρους

•Διαδικασία υλοποίησης έργου

•Δομή ανάλυσης εργασιών

•Αποτύπωση διαδικασίας

•Σημεία ελέγχου

•Ομάδες συμφερόντων

Ανάπτυξη Ιδέας (1)

•Πολλά είδη έργων

•Κάποιες από τις προτάσεις είναι ήδη καλά επεξεργασμένες, άλλεςαποτελούν απλές ιδέες που «πέφτουν» στο τραπέζι

•Αν το έργο αναλαμβάνεται για εξωτερικό πελάτη, συνηθίζεται:

•Υποβολή υπομνήματος, από πλευράς πελάτη

•Πρόταση ή έγγραφο ανάληψης έργου, από πλευράς αναδόχου

Ανάπτυξη Ιδέας (2)

•1η Φάση κάθε έργου: σύλληψη ιδέας

•Δημιουργικότητα:

•Εντοπισμός εναλλακτικών

•Συζήτηση εναλλακτικών

•Αξιολόγηση εναλλακτικών

•Τα ερωτήματα πρέπει να είναι περισσότερα από τις απαντήσεις. Στόχος ηδημιουργία όσο το δυνατόν περισσότερων εναλλακτικών

Παράδειγμα Έργου ΑνάπτυξηςΝέων Προϊόντων

•Σπάνια πρόκειται για γραμμική διαδικασία

•Φιλτράρισμα ιδεών:

•Αξιολόγηση με βάση το μάρκετινγκ

•Χρηματοοικονομική αξιολόγηση

•Στρατηγική αξιολόγηση

Χαρακτηριστικά Δημιουργικών Διαδικασιών

•Περιθώρια χρόνου και χώρου στα άτομα για να κάνουν τη διερεύνηση

•Προστασία κυριότητας των ιδεών

•Ενθάρρυνση ταχείας κατασκευής μοντέλων

•Υποστήριξη ατόμων από τα υψηλά κλιμάκια διοίκησης (projectchampions)

•Διαδικασία γρήγορης ανάπτυξης και απόδοσης

Διαχείριση Εύρους: Sinclair C5

•Έργο: μέσα δεκαετίας ΄70, ανάπτυξη τετραθέσιου ηλεκτρικούαυτοκινήτου με κόστος < 1000£

•Υποστηρικτές: Hoover, Lotus

•Αποτέλεσμα: ερπυσμός εύρους

Υλοποίηση Έργου

•Όσο πιο πολύπλοκο το έργο, τόσο μεγαλύτερος ο αναγκαίος βαθμόςσυστηματοποίησης

•Ερωτήματα:

•Σε ποιον απευθύνεται η πρόταση;

•Γιατί ζητείται η πρόταση;

•Εσωτερικός πελάτης: υπάρχει συνέπεια με τους στόχους του οργανισμού;

•Εξωτερικός πελάτης: μπορεί να πληρώσει;

•Αν το έργο αξιολογείται από ομάδα ατόμων, τι χρειάζεται να γνωρίζουμε;

•Πρόκειται για μια διαγωνιστική διαδικασία;

•Πρόκειται για προκαταρκτική εξέταση δυνατοτήτων;

Λόγοι Μη-Υποβολής Πρότασης

•Υπάρχουν αμφιβολίες για τις ικανότητες υλοποίησης-διεκπεραίωσης

•Υπάρχουν αμφιβολίες για τη διαθεσιμότητα πόρων

•Υπάρχουν αμφιβολίες για το αν η υποβολή πρότασης είναι συμφέρουσα

Περιεχόμενο Πρότασης

•Αν αποφασιστεί υποβολή πρότασης:

•Συνοπτική περίληψη

•Κυρίως σώμα (και χρήση έτοιμων προτύπων)

•Παραρτήματα

Κόστος – Όφελος Σχεδιασμού Έργου

Κόστος

Όφελος

Δαπάνες σχεδιαζόμενης εργασίας καισυναφείς

Αποφυγή κόστους του χάους από τονμη-προγραμματισμό

Εργαλεία που πρέπει ναχρησιμοποιηθούν

Εξασφάλιση βάσης για τυποποιημένηδιαδικασία αξιολόγησης

Κόστος κατάρτισης γραπτού σχεδίου

Έγκαιρος εντοπισμός προβλημάτων καιεπίλυσή τους «στο χαρτί»

Κόστος Ευκαιρίας

Ακρίβεια ή Ευστοχία;

•Αναλυτικός σχεδιασμός: ναι, αλλά όχιπριν την επεξεργασία ενός γενικούσχεδίου

•Στοιχεία vs. Πληροφορία

•Σχεδιασμός:

•Τι θέλουμε να γίνει;

•Πώς θα υλοποιηθεί;

Δομή Ανάλυσης Εργασιών – WBS (1)

Ανάλυση κατάδραστηριότητα

Δομή Ανάλυσης Εργασιών – WBS (2)

Ανάλυση κατάλειτουργία

Δομή Ανάλυσης Εργασιών – WBS (3)

Ανάλυση κατάφυσική ομάδα

Αποτύπωση ΔιαδικασίαςΣχεδιασμού Έργου

•Αποτύπωση Τεσσάρων Πεδίων:

•Μέλη ομάδας (ή Τμήματα)

•Λογικές φάσεις δραστηριότητας

•Εργασίες προς εκτέλεση και αποφάσεις

•Πρότυπα (στόχοι, χρονοδιαγράμματα κλπ)

Καθορισμός Σημείων Ελέγχου

•Σημεία ελέγχου ή πύλες ανάμεσα στις φάσεις επιτρέπουν τη διακοπή ήανασχεδιασμό του έργου ή κάποιων δραστηριοτήτων, όταν:

•Τα προσδοκώμενα αποτελέσματα έχουν επιτευχθεί ήδη, διαφορετικά

•Τα αρχικά σχέδια και εκτιμήσεις αποδείχθηκαν υπερβολικά ανακριβή

•Εμφάνιση νέας εναλλακτικής, περισσότερο ελκυστικής

•Η εξέλιξη του έργου δεν συμβαδίζει με τυχόν νέα στρατηγική

•Αποχώρηση βασικών στελεχών

•Αναγκαίες ικανότητες και πόροι πέρα από όσα είναι διατεθειμένη να δεσμεύσει ηεπιχείρηση

•Συνέχιση έργου εκθέτει την επιχείρηση σε χρηματοοικονομικό κίνδυνο

Διαχείριση Ομάδων Συμφερόντων

•Φορείς που υιοθετούν νωρίς το έργο (early adopters)

•Εύρεση ενός πρώτου υποστηρικτή (project champion)

•Εξασφάλιση δοκιμών και τεκμηρίων για τις ιδέες του έργου

•Πώληση

•Παροχή συμβουλών – ερωτήσεις προς πελάτες

•Κατανόηση αναγκών πελατών

•Ανάπτυξη ανάγκης των πελατών

•Κάλυψη πραγματικής ανάγκης πελατών

•Κλείσιμο συμφωνίας